Mengelola Event di Kala Pandemi COVID-19

Sejak pemerintah menetapkan masa lockdown pada Maret 2020 dan masa new normal pada Juni 2020, nyaris seluruh event kini diadakan secara daring. Untuk menjawab tantangan ini, Program Strategic Communication Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Kristen Petra bekerja sama dengan Prior Team, volunteer Laboratorium Public Relations mengadakan sebuah online workshop berjuluk Digital Event Management.

Jojo S. Nugroho, selaku Managing Director Imogen PR, diundang sebagai mentor pada kegiatan ini. Kredibilitasnya pun tak perlu diragukan lagi. Selain aktif di PR agency yang dipimpinnya, ia juga menjabat sebagai Ketua Umum Asosiasi Perusahaan PR Indonesia (APPRI), Humas Ikatan Alumni (ILUNI) UI, Asesor Komunikasi BNSP, dan partner Indonesia di PR Organization International (PROI).

“Untuk pertama kalinya, satu-satunya cara untuk mengorganisir sebuah event adalah secara digital,” ujar Jojo. Pandemi COVID-19 ini “memaksa” para event organizer untuk menjalankan berbagai kegiatannya full secara digital. Menurut Jojo, ada berbagai elemen yang penting dalam mengorganisir suatu event digital seperti tahap registrasi, opening, hingga macam-macam platform video conference yang dapat digunakan untuk menggelar kegiatan tersebut. Ia juga menjelaskan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam memilih platform untuk event digital yaitu hosting control, fitur yang bisa diatur-atur, bandwidth yang irit, biaya yang murah, serta user-friendly dan banyak digunakan.

Tak hanya menjelaskan teori saja, ia juga menceritakan berbagai pengalamannya dalam mengelola event digital. Berdasarkan pengalamannya selama ini, co-founder Imogen PR ini menjelaskan empat kunci untuk menyelenggarakan event digital yang “keren”. “Yang pertama, jangan sekadar memberikan informasi saja. Kemaslah informasi itu menjadi sebuah cerita yang menarik,” ucap Jojo. Kita juga harus menguasai teknologi yang kita gunakan, contohnya aplikasi video conference. Lalu, kreativitas juga merupakan suatu poin yang penting. Kita harus bisa memaksimalkan fitur-fitur yang ada di aplikasi video conference sehingga event digital yang kita adakan akan menjadi lebih menarik. Hal terakhir yang tak kalah penting adalah pentingnya mengeksplorasi berbagai fitur yang ada di aplikasi tersebut dan terus-menerus berlatih dan berinovasi. “Tech develops daily, so should you,” pungkasnya.